El cierre del ejercicio trae consigo una obligación que suele quedar eclipsada entre otras tareas, pero que concentra una de las vigilancias más estrictas por parte de la AEAT: la regularización de las retenciones de IRPF. Si bien durante los primeros nueve meses del año existe cierto margen para ajustar el tipo aplicable, de octubre a diciembre la norma se vuelve inflexible. La regularización pasa a ser mensual, inmediata y sin posibilidad de aplazamiento.
Para los asesores fiscales, conocer este régimen especial es esencial para evitar discrepancias con la Administración, errores en nóminas y ajustes posteriores en el Modelo 190.
El tipo de retención se calcula al inicio de la relación laboral y cada comienzo de año, utilizando dos variables clave:
• las retribuciones previsibles del trabajador, incluidas las variables, y
• las circunstancias personales y familiares comunicadas mediante el modelo 145.
La estimación debe ser razonable: variables no recurrentes no deben proyectarse y nuevas circunstancias que incrementen la retención deben aplicarse en cuanto la empresa las conozca.
El modelo 145 es también la principal garantía jurídica: si los datos facilitados son incorrectos, la responsabilidad recae en el trabajador.
Las variaciones retributivas o personales obligan a recalcular la retención:
• Si el cambio depende de la empresa (ascensos, primas, variaciones contractuales), el ajuste debe realizarse de inmediato.
• Si el cambio lo comunica el trabajador, surtirá efecto desde la entrega del modelo 145.
La regla es sencilla: si el cambio incrementa la retención, debe comunicarse; si la reduce, la comunicación es voluntaria.
La clave operativa llega a partir de octubre. La flexibilidad que existe durante los tres primeros trimestres desaparece y todas las regularizaciones deben aplicarse en la nómina siguiente a la fecha en que la empresa disponga de la información.
No cabe esperar al cierre del trimestre ni agrupar ajustes: cualquier retraso se considera incumplimiento.
Este periodo es especialmente revisado por la AEAT, ya que determina la coherencia entre las nóminas, las retenciones efectivamente practicadas y los datos que alimentan el Modelo 190.
La regularización de retenciones no es un trámite menor. Afecta directamente al cumplimiento fiscal de la empresa, a la seguridad jurídica de las nóminas y al equilibrio entre lo retenido y lo declarado. Para los asesores fiscales, dominar este proceso —especialmente en el último trimestre— es clave para evitar ajustes futuros y asegurar que las empresas cierren el ejercicio con exactitud y sin riesgos añadidos.
